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关于发票作废与红冲的产品思考

发表时间:2020-02-22

文章对发票产品相关功能进行了系统的分析,希望通过此文能够加深你对发票产品的认识。

文章对发票产品相关功能进行了系统的分析,希望通过此文能够加深你对发票产品的认识。

发票的作废与红冲在传统财务工作中是属于互补的行为,当开具的发票由于一些原因需要废弃时,先考虑是否可以将发票通过作废的方式废弃,如果无法通过作废方式废弃,财务会选择通过红冲的方式再开具一张错误的负数发票,使两张发票进行抵减冲销为0。

我们可以通过下面的小例子了解财务什么时候将发票作废,什么时候将发票进行红冲:

小王是公司的一名采购员,2020年1月10日他去商店为公司采购50个苹果花了100元。小王将公司名称、税号给商店店员索要发票。商店在2020年1月15日开具了一张增值税普通发票交付给小王。

但是小王回到公司向财务申请采购款未能通过审核,财务解释不通过的理由是因为这张发票将公司的税号开错了,需要小王拿到开具内容是正确的发票才能通过采购款申请。

于是小王在1月20日拿着开错的发票找到商店反映了发票开错的问题,并将错误发票和公司资料重新交给了店员。

1月25日商店财务拿着这张开错的发票,在开票软件上通过搜索已开发票列表找到了与这张发票票号一致的发票,将这张发票在开票软件上点击作废后,准备了一张新的空白的发票,将小王重新给的公司资料逐一填写在了开票软件中,开具一张新发票给小王。

假如商店财务由于工作繁忙,没有在1月份处理这张开错的发票,而是在1月以后的月份处理这张发票,那么废弃这张错误发票的操作流程就会有变化:

财务先打开开票软件,在开票软件中点击“红冲”功能,将错误发票的发票代码及发票号码输入进去,同时准备好空白发票,将负数发票放入打印机中打印出来。

再准备好一张新的空白的发票,将小王重新给的公司资料逐一填写在开票软件开具一张新发票给小王。

上面的例子我们可以大概了解到,当发票开具错误时,需要判断错误发票的开具时间选择废弃发票的方式:

传统财务作废/红冲的工作流程简单但繁琐:一张发票跑完作废/红冲流程大概需要用时2-5分钟,如果作废/红冲的发票后还有重开发票的需求时,就会再进行开票流程,虽然处理流程简单,但是需求多的时候,这项基础工作财务可能就需要忙活至少要小1个小时。

如果公司线上发票管理平台可以自动作废/红冲发票,可以让财务节省大量工作时间,将精力放到公司更值得思考的财务问题的解决办法和财务分析的工作上。

下面就聊聊关于发票的作废与红冲的作用和它们的使用场景。

发票的作废与红冲

当买家退货或商家开具的发票有误,买家要求修改发票类型或发票信息时,商家财务需要对原来已经为买家开具的蓝字发票进行作废或红冲的处理。

蓝字发票就是买家最开始收到的发票,是正数发票红字发票就是经过判断无法作废,需要红冲时,开具的负数发票

当发票开具有误时需要进行红冲/作废的原因是买方无法通过财务审核流程,因为买方请款的公司无法将信息有误的发票进行入账处理。

而退货进行红冲和作废处理原因是,因为此时开票系统已经开出了该货物的增值税发票,意味着需要向税局缴纳对应增值税金额的税款,而实际上买方进行了退货退款,红冲/作废发票是为了向税局传递该货物商家没卖出去的信息,不用缴纳该商品的增值税。

如果退货的商品财务不做红冲/作废的处理,企业就需要将未销售出去但是已经开具增值税发票的税金交给税局,因为税局是看销项发票确认增值税的。对于公司来说就是一笔损失。

发票的作废发票作废是指在开票当月,所开发票与实际需求的发票信息不符,可以将其作废,然后重新开具正确发票信息的发票。

作废的发票财务无法入账,因为代表这张发票是废弃的,不再具备销售、成本、费用发票入账的功能,在发票查验系统中也不会查询到。

发票的红冲红冲就是冲减的意思,红冲发票就是开具一张与错误发票相同的红字“负数”发票,将原蓝字开具错误的发票冲回。

当遇到如下情况时发票需要红冲:

1)增值税专用发票(专票目前只有纸质形式的发票):

2)跨月的增值税普通发票,也需要进行红冲,但不需要红字信息表。

3)电子普通发票没有作废功能,如电子发票开具有误,只能进行红冲,重新开具正确发票信息即可。

发票管理平台自动红冲发票的场景

有些发票是可以进行自动红冲的,有些发票无法自动红冲,需要手工红冲。

自动红冲发票的前提是这个发票的发票类型是电子发票,之前就是自动开具出来的。

当退货发生时,进入开票软件的红冲功能将发票代码和发票号码输入,即可生成错票内容相同金额为负数的发票。这种场景的红冲不用进行人工判断。

当商家开具的发票类型是电子普通发票时,买家发生退货,在退货入库时间节点会触发电子发票自动红冲。由于电子发票无法作废,只能红冲,所以在遇到不同的退货类型的场景时处理如下:

1)如果是全部退货,系统会将原开具的蓝字电子发票自动红冲;

2)如果是部分退货,系统也会先将原开具的蓝字电子发票自动红冲,自动将未退货的部分提交开票申请,人工/系统自动审核通过后(具体业务具体设计),推送航天金税/百旺(发票供应商)开具一张新的蓝字电子发票。

上面是电子发票关于退货的处理,如果财务开具的是纸质专用发票,当发生“部分退货”时,可以通过红字信息表进行部分红冲。

打颗栗子:

还是那个小王,1月采购的50个苹果商店开具的是增值税专用发票,小王将发票交给公司财务,财务已经在1月进行了增值税发票的认证。但是小王1月份发现苹果采购多了,需要退10个,经与商店沟通,商店同意退货。

商店在1月份处理部分退货需要进行红冲:

发票认证是指本企业购进用于在生产或在销售的商品及原材料收到的增值税专用发票,财务需要在发票验证平台通过输入发票代码和发票号验证增值税发票抵扣联的真假。认证通过的发票就可以抵扣税款

即本月应交增值税=本月销项税-进项税

当月部分退货但是增值税发票已经认证,需要购买方公司财务在增值税开票系统中填开并上传《开具红字增值税专用发票信息表》,销售方凭税务机关系统校验通过的《信息表》开具红字专用发票,在新系统中以销项负数开具,退多少,按实际退货数量、金额进行开具。

如果还是那个小王,1月采购的50个苹果商店开具的是增值税专用发票,小王将发票交给公司财务,财务未进行增值税发票的认证。

小王1月份发现苹果采购多了,需要退10个,经与商店沟通,商店同意退货。

商店在2月份处理部分退货也需要进行红冲:

需要购买方公司财务在增值税开票系统中填开并上传《开具红字增值税专用发票信息表》,销售方凭税务机关系统校验通过的《信息表》开具红字专用发票,在新系统中以销项负数开具,退多少,按实际退货数量、金额进行开具。

相比纸质发票的财务流程,电子发票明显便捷了很多,线上作废/红冲会切实起到节省财务工作时间的作用。

特殊情况当买家发生换货,不建议电子发票系统自动红冲,因为换货是否需要红冲是需要进行人工进行判断的,具体原因如下:

1)如买方收到的货物有质量问题需要更换相同的商品,即使触发了换货流程,但是无需进行红冲发票处理;

2)如买方收到的货物与下单商品不一致,需要更换不同的商品时,此时需要财务人工处理:先查看之前开具的发票内容开具的是下单的商品还是出库的商品,判断发票是否需要进行红冲/作废处理,如需要红冲则人工进行红冲处理,再手工重新开具正确的发票。

财务需要手工作废/红冲的场景

仅就电子发票申请红冲的流程图总结如下:

总结以上内容是对发票作废与红冲,以及使用手工红冲和自动红冲场景做了大致的阐述,具体设计平台发票管理中作废/红冲模块还需要产品经理结合具体的业务,与财务充分沟通理解公司的财务制度和规则后再设计具体流程。

作者:财务产品人;公众号:财务产品人,我们一起交流

本文由 @财务产品人 原创发布于人人都是产品经理,未经作者许可,禁止转载。

题图来自Unsplash,基于CC0协议。



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